Saistībā ar visiem būvniecības darbiem uzkrājas ievērojams daudzums ar būvniecību saistītas dokumentācijas. Galvenais projekta dokumentācijas un izpildes dokumentu vākšanas mērķis ir pierādīt būves vai celtnes prasībām atbilstošu būvniecību saskaņā ar projektu. Šī likumdošanas prasība var šķist birokrātiska un neērta, bet, lai nodrošinātu drošu ēkas lietošanu, tas neapšaubāmi ir nepieciešams.

Pasūtītāja uzdevums ir būvniecības perioda gaitā nodrošināt būvniecības dokumentācijas apkopošanu un saglabāšanu. Apkopojamā būvniecības dokumentācija ir nepieciešama, lai saņemtu lietošanas atļauju.

Apkopojamo dokumentāciju vispārēji var iedalīt šādi:

– Būvniecības projekts un tam pievienotais paskaidrojuma raksts

Šie dokumenti tiek sagatavoti pirms būvdarbu uzsākšanas un, ja nepieciešams, dokumenti tiek precizēti gan būvniecības atļaujas saņemšanas stadijā, gan arī būvniecības procesā.

Ir svarīgi sekot, lai iespējamās izmaiņas būvniecības laikā, kas galvenokārt ir saistītas ar ēkas ārējo formu vai nesošo konstrukciju izmaiņām, tiktu labotas arī projekta dokumentācijā. Pabeidzot projektu, ir jābūt faktiskajai situācijai atbilstošai projekta dokumentācijai.

– Būvniecības izpildes dokumentācija

Izpildes dokumenti ir visi būvniecības dokumenti, kurus likumdevējs ir paredzējis būvdarbu fiksēšanai un būvdarbu atbilstības apliecināšanai prasībām.

Šie dokumenti ietver ēkas demarkācijas aktu, pamatu rasējumus, būvdarbu dienasgrāmatu, segto darbu aktus, spiediena pārbaudes aktus, darbu starpposmu un pieņemšanas-nodošanas aktus, grunts iekšējo trašu rasējumus, būvniecības darbu rasējumus, būvniecības sanāksmju protokolus utt.

Pie izpilddokumentiem pieskaitāmi arī būvmateriālu atbilstību un kvalitāti apliecinošie dokumenti, materiāli un iekārtu apkopes un lietošanas instrukcijas.

Atsevišķu būvniecības dokumentu sadaļu veido ar elektrisko un ugunsdrošību saistītais audits, piemēram, elektrisko sistēmu audits, elektrotehniskās kontroles atskaite, skursteņa montāžas akts un izmantoto materiālu atbilstības sertifikāti utt.

Atkarībā no objekta apkopojamo dokumentu saraksts var atšķirties. Visaptverošs apkopojamo dokumentu saraksts ir pieejams vietējo pašvaldību mājaslapās sadaļā par lietošanas atļauju.

Pasūtītājam ir svarīgi sekot, lai būvnieks uzsāktu izpildes dokumentācijas sastādīšanu un iesniegšanu uzreiz, kad tiek uzsākti būvdarbi būvniecības objektā. Tikai tādējādi tiks nodrošināta datu precizitāte un veikto darbu kārtīga kontrole.

– Pakalpojumu līgumi

Pasūtītājam / īpašniekam pirms lietošanas atļaujas saņemšanas ir jānoslēdz līgumi arī ar pakalpojumu sniedzējiem par atkritumu izvešanu, elektrības, ūdens un kanalizācijas, telekomunikāciju un citiem iespējamiem pakalpojumiem.